Formátování závěrečných prací

Bez ohledu na jaké škole studujete nebo jakou práci píšete, těmto věcem se zpravidla nevyhnete:

• Příprava dokumentu na tisk - předvolby tisku Vám umožní nastavit parametry, které pro tisk požadujete. Máte například možnost vybrat konkrétní stránky, které chcete tisknout, zvolit oboustranný tisk nebo upravit okraje stránky. Můžete také tisknout více stran dokumentu na jeden list papíru. Každé nastavení si můžete zkontrolovat v náhledu dokumentu před tiskem a zjistit tak, jestli jste docílili požadovaného vzhledu.
• Seznamy - jsou v dokumentech velmi často používány. Můžeme využít seznamu číslovaného, anebo seznamu odrážkového. Někdy je nutné mezi dvě položky seznamu vložit odstavec textu, a poté v seznamu pokračovat. Naopak v některých případech pokračovat nechceme, ale chceme začít seznam nový. Word tyto úpravy textu umožňuje.
• Sledování změn - neboli revize je velmi užitečná věc v případě práce více lidí na jednom dokumentu. Revize Vám umožní sledovat, jaké změny byly na dokumentu provedeny a kdo je udělal. Je také možné k částem textu připisovat komentáře. Komentáře lze využít například pro vzájemnou komunikaci na pracovníky na textu.
• Záhlaví a zápatí stránky - je prostor na začátku a konci všech stránek dokumentu. Pokud nenastavíme jinak, záhlaví a zápatí je na všech stranách dokumentu stejné. V zápatí či záhlaví je často používáno číslování stránek a datum, které se naučíte přidat a upravit podle vlastních potřeb.
• Dělení slov v textu - abychom zvýšili přehlednost textu a zlepšili vzhled celého dokumentu, využijeme funkci rozdělení slov. Například pokud řádek končí dlouhou řadou znaků, které nejsou odděleny mezerou, a toto slovo překračuje pravý okraj řádku, bude v základním nastavení slovo přesunuto na řádek nový a vznikne tak velká mezera, která znepříjemní čtení dokumentu a kazí jeho celkový dojem. Tomuto zamezíme pomocí funkce Dělení slov.
• Kontrola pravopisu a gramatiky - oceníte především při opravě překlepů ve vytvořeném dokumentu. Co se týče gramatických chyb, Word je schopen opravit jednoduché chyby. V gramatice se na opravu chyb plně spolehnout nemůžete.
• Formátování textu - velmi užitečnou funkcí je smazání formátování označeného textu. Například pokud zkopírujete část textu z jiného dokumentu a chcete použít vlastní formátování, je nutné nejprve odstranit formátování původní. Pro zlepšení vzhledu dokumentu a lepší čitelnost je vhodné odsadit první řádek odstavce od levého kraje. Při psaní odborného textu s jednoduchými matematickými či chemickými vzorci využijete horního či dolního indexu.
• Nastavení obtékání - při vkládání obrázku či jiného objektu do dokumentu je vhodné určit, kde bude umístěn a jak se bude chovat text, který byl původně na pozici obrázku.
• Používání oddílů v dokumentu - nejčastějším použitím oddílu je, když potřebujeme, aby určitá část textu či nadpis dokumentu vždy začínal na nové stránce. Pokud bychom tohoto docílili pomocí odsazení řádku klávesou enter a poté přidali další řádek nad toto odsazení, museli bychom odsazení vymazat pro docílení původního vzhledu. Tuto práci nám nahradí vložení konce oddílu se začátkem na nové stránce. Jestliže nechceme začínat na nové stránce, využijeme navazujícího konce oddílu. Použitím rozložení textu do více sloupců docílíme toho, že budeme mít na jedné stránce text rovnoměrně rozdělen do sloupců vedle sebe.
• Používání stylů - využití jednotného formátu přednastaveného v možnostech stylů je velmi efektivní. Napomáhá udržet textu jednotný vzhled, a tím také vysokou kvalitu vytvořeného textu. Tyto styly si můžete upravit podle svých potřeb. Další možností je tvorba svého vlastního stylu, který pak můžete v textu použít. Pokud se formátování nebude v textu vyskytovat vícekrát, nebo chcete pouze zvýraznit část textu například podtržením, využijete funkce z nástrojové lišty.
• Poznámky pod čarou - pro upřesnění textu můžeme použít poznámku pod čarou, která číslem psaném jako horní index odkazuje do textu. Dále můžeme takto označit citaci a pod čáru uvést, odkud citovaný text pochází. Pokud si s citacemi a tvorbou zdrojů nevíte rady, můžeme je vytvořit za vás.
• Využití tabulátorů - pro odsazení řádku od levého okraje se nepoužívají mezery. Pro toto odsazení jsou připraveny tabulátory. Základní odsazení prvního řádku odstavce se provádí klávesou TAB. Pro pokročilejší úpravu odsazení textu se využívají zarážky. Máme k dispozici čtyři druhy zarážek, a to levou zarážku, zarážku na střed, pravou zarážku a desetinou zarážku pro zarovnání čísel. Tyto zarážky ve Wordu umísťujeme na pravítko.
• Zkopírování grafu do textu - pokud chcete váš dokument doplnit o graf, který máte vytvořen v aplikaci Excel, využijete k tomu kopírování a vložení grafu. Graf můžete vložit různými způsoby. Prvním způsobem je vložení propojení mezi Excelem a vaším dokumentem. V tomto případě se bude graf v dokumentu měnit s úpravami grafu v Excelu. Další možností je vložení grafu jako obrázek. Tak získáte obraz grafu v době kopírování a v dokumentu tak už zůstane, i když ho v Excelu změníte.
• Chybné přepisování slov - automatické opravy jsou vhodné při psaní textu, k opravě překlepů, nebo chybné interpunkce ve slovech. Při psaní odborného textu nebo cizích slov ale můžou automatické opravy dělat problémy, a proto je vhodné umět opravy vypnout.
• Textové pole - využijete, pokud chcete vložit poznámku či citaci, která bude vynikat jiným formátem a zvýrazněním oproti textu v celém dokumentu. Přednastavený formát textových polí můžete po vložení do dokumentu upravit tak, aby nenarušoval vzhled celého dokumentu.
• Ukládání dokumentu do jiných formátů - ukládání dokumentů v klasickém formátu s příponou souboru .docx využijete především při zálohování či přenášení souboru, který se chystáte dál upravovat, nebo chcete poskytnout dokument někomu, kdo ho bude dál upravovat. Formát PDF, v překladu Přenosný datový formát, je univerzální formát pro přenos dat. Jeho výhodou je, že ho otevřete, aniž byste vlastnili program Microsoft Word. Volitelnou možností je pak šifrování dokumentu heslem, které neumožní číst dokument, pokud nezadáte heslo nastavené při ukládání souboru.
• Víceúrovňové seznamy - pro pokročilejší tvorbu seznamu využijeme seznamy víceúrovňové, které nám umožní organizovat seznamy na více hloubek. U každé úrovně seznamu si můžeme rovněž zvolit styl, jakým budou jednotlivé odstavce této úrovně číslovány, nebo jaký typ odrážky bude na začátku každé položky.
• Vkládání titulků - ke každému objektu je vhodné přidat popisek. Využívat byste měli funkce určené pro popisování objektů. Pokud jste tuto funkci použili, můžete pomocí Wordu snadno vytvořit seznam objektů v dokumentu, ve kterém budou zobrazeny titulky objektů.
• Vložení a úprava vzorců - při psaní odborného textu se Vám jistě bude hodit nástroj pro tvorbu vzorců, který Vám usnadní psaní vzorců tak, aby byly pro čtenáře čitelné. Další možností Wordu je vložení přednastaveného vzorce. V této nabídce najdete často používané vzorce.
• Vložení textu z tabulky - nechcete-li vložit celou tabulku, ale použít pouze hodnoty tabulky, nabízí se Vám hned několik způsobů vložení. Každý způsob Vám dovolí jiné možnosti úprav hodnot tabulky a práci s nimi.
• Vytváření a úprava stylů - pokud máte v dokumentu správně nastavené styly nadpisů a textu, můžete jednoduše změnit vzhled celého dokumentu výběrem jiné sady stylů. Nevystačíte-li si s přednastavenými styly, můžete si vytvořit styl vlastní a ten pak v dokumentu využívat.
• Vytvoření a úprava tabulky - tabulka je v dokumentech velmi často používaná. Proto byste měli umět základní možnosti nastavení úpravy tabulky. Tabulky v Microsoft Word jdou velice snadno přizpůsobit vašim představám tak, aby byly vhodné právě pro váš obsah.
• Vytvoření obsahu - obsah dokumentu velice usnadní orientaci v rozsáhlém dokumentu. Navíc se obsah vytvoří automaticky, pokud jste správně využívali stylů nadpisů. Je tedy nutné vždy dbát na styly, které v dokumentu používáte. K obsahu se zároveň hodí i seznam objektů v dokumentu pro snadnější hledání příloh k textu.
• Oprava kapitol, které se nezobrazily v obsahu - častou chybou je, že nevyužijete formátování pomocí stylů, ale formátujete text pomocí jednotlivých nástrojů formátování. K takto chybně naformátovanému textu nelze korektně vygenerovat obsah.
• Generování rejstříku - rejstřík v dokumentu slouží pro výpis klíčových slov, která zvolíte při vytváření dokumentu. U uvedených slov jsou pak v rejstříku čísla stran, na kterých se dané slovo vyskytuje.
• Křížový odkaz - využijete, potřebujete-li z jednoho místa dokumentu směrovat čtenáře na jinou část textu nebo na objekt umístěný v dokumentu. Čtenář poté pomocí klávesové zkratky může použitím odkazu přejít na předem určené místo.
• Bibliografie a citace - citace a odkazy na použitou literaturu jsou nutností při psaní odborného textu. Využijete-li funkce přidávání pramene a vkládání citací do textu, Word Vám umožní jednoduché vložení seznamu použité literatury neboli bibliografie.

Bez ohledu na jaké škole studujete nebo jakou práci píšete, těmto věcem se zpravidla nevyhnete:

• Titulní list – uvádíte zde základní údaje o vaši práci, tedy školu, fakultu, katedru, typ a název práce, rok a vaše jméno.
• Zadání práce - Ideální je v elektronické podobě ve Wordu jako součást celé práce. Mnohdy však budete mít zadání pouze v papírové podobě a pak nezbývá nic jiného než naskenování a vložení do práce jako obrázek.
• Čestné prohlášení – prohlášením vyjadřujete, že jste na práci pracovali samostatně a vlastnoručním podpisem tuto skutečnost stvrzujete.
• Poděkování – zpravidla děkujete vedoucímu závěrečné práce, případně konzultantům nebo spolupracovníkům. Není vhodné děkovat každému kdo Vám při práci pomáhal, ale pokud jste například práci vypracovávali ve spolupráci s nějakou společností, kde se Vám po celou dobu někdo věnoval, pak tuto osobu určitě zmiňte.
• Obsah – hierarchické uspořádání číslovaných názvů kapitol a podkapitol. Obsah obsahuje také všechny přílohy, seznamy obrázků, tabulek a zdrojů, vše spolu s čísly stran.
• Zdroje - vězte, že bibliografii se nevyhnete ani pokud budete většinu práce psát od ruky a o všem si budete myslet, že je z vaší hlavy. Naštěstí Vám v tomto práci usnadní Word, je však potřeba bibliografii zadávat již od začátku psaní práce a také vědět jak správně zdroje uvádět.

Odstavec je je blok textu, který je graficky oddělen a obsahuje jednu nebo zpravidla více vět, které tvoří jistý logický celek. Základní úlohou odstavce je dělení pro lepší čitelnost. Odstavec začíná na novém řádků a dle pokynů vaší školy či fakulty může být odsazen, avšak tomu nebývá pravidlem.

Formátování odstavců patří mezi nejsložitější úlohy, které je však velice jednoduše řešitelné přednastavením výchozího stylu. K základnímu nastavení odstavce patří:

• Zarovnání - jedná se o uspořádání do řádků a zarovnání jejich jednotlivých okrajů. K dispozici máte čtyři možné hodnoty: doleva, na střed, doprava a do bloku. Zcela výjimečně se používá jiného zarovnání než zarovnání do bloku. V tomto případě jsou mezery mezi slovy upraveny tak, aby byl každý řádek stejně dlouhý. Příkladem zarovnání do bloku může být text, který právě čtete.
• Řádkování - nastavení správně výšky řádků bývá jeden ze základních problémů, se kterým se při stylizaci setkáte. Je to způsobeno především způsobem nastavení, kdy výška není určena pouze jednoduchým číslem, ale také způsobem výpočtu (jednoduché, dvojité, násobky apod.). Přitom vězte, že správné nastavení je pro zkušeného uživatele hračka.
• Mezera před a za odstavcem
• Odsazení, odsazení prvního řádku a předsazení
• Číslování a odrážky
• Tabulátory

Znak je písmeno, číslo, symbol nebo mezera. Formátování znaků provádíme označením textu nebo části textu, které chceme formátovat a vybráním zvoleného formátu. Nejčastěji formátujeme:

• Velikost písma - zpravidla velikosti 12 bodů s výjimkou nadpisů a podnadpisů.
• Typ písma - písma dělíme na patková a bezpatková, proporciální a neproporciální a dále na několik stovek až tisícovek fontů. Pro psaní prací, ale také například formálních dopisů se nejčastěji používají písma Arial nebo Times New Roman.
• Barva písma - pokud chcete zvýraznit novou otevírací dobu vaši prodejny nebo upozornit rodiče na zákaz vstupu do pokoje, pak je zvýrazění barvou ideální volba. Při psaní závěrečných prací se však barvám vyhněte a použijte klasickou černou barvu.
• Řez písma - používá se převážně pro zvýraznění části textu. Klasickou možností zvýraznění je tučné písmo nebo kurzíva. Dále můžeme text podtrhnout, stínovat, přešktnout apod. Důležité je při používání řezu nekombinovat jednotlivé varianty a při používání různých řezů jednotlivé řezy používat dle logických pravidel.
• Zvýraznění - jedná se o další, velmi efektní způsob jak v textu vyznačit jeho část na kterou chcete upozornit. I přesto se zvýraznění používá velice zřídka a ve formálních textech se dává přednost použití například tučného písma.